Co je to proces a jak jej můžeme analyzovat

Klíčovým prvkem procesních analýz je samotné slovo „proces", je důležité si uvědomit jaký je význam tohoto slova, abychom se vyvarovali použití správných metod na nesprávných místech.

Proces je charakterizován svojí opakovatelností, zároveň má definovaný počáteční a koncový bod, kdy po dosažení koncového bodu začíná tento proces znovu od počátečního bodu...

Jako příklad mohu uvést například přezutí automobilu v pneuservisu:

1)Najetí automobilem na zvedák, zajištění, zvednutí automobilu

2)Povolení šroubů na zimní kolech a jejich sejmutí (4x)

3)Nasazení letních sady kol, utažení šroubů

4)Přeměření tlaku v pneumatikách

5)Usazení automobilu na zem, odjištění, vyjetí automobilu 

Tento proces se může nazývat „přezutí automobilu" a má svůj popsaný a opakovatelný postup, který je v pneuservisu opakován několikrát denně. V tomto případě je vhodné použít procesní analýzu.

Tyto analýzy pak nejsou vhodné pro projekty, které na rozdíl od procesu po dosažení koncového bodu zanikají a nedochází k požadovanému opakování (například rekonstrukce samotného autoservisu).

Před tím, než začnete analyzovat nějaký proces, což primárně znamená strukturovaný zápis jednotlivých kroků a sběr kvantifikovatelných dat, tak je vhodné vytvořit takzvaný IPO diagram, který vám a vašim kolegům pomůže stanovit hranice procesu, který chcete analyzovat a zároveň definovat potřebné vstupy a výstupy.

Pozn. 1: IPO diagram je zjednodušená podoba SIPOC diagramu, která zohledňuje pouze tyto položky: Inputs (Vstupy) – Proces – Outputs (Výstupy) a pro potřeby přezutí automobilu by mohl vypadat například takto: 

V případě, že se nám podařilo definovat hranice procesu, což je v našem případě najetí automobilu na zvedák a jeho následné odjetí z dílny, tak můžeme přistoupit k samotné procesní analýze, pro kterou existuje strukturovaný formulář.

Do tohoto formuláře zapisujeme jednotlivé dílčí kroky v procesu v požadovaném detailu, následně k jednotlivým krokům přidáváme atribut, zda se jedná o operaci, transport, kontrolu, skladování, čekání.

Ke všem položkám zaznamenáváme ušlou vzdálenost, spotřebovaný čas, případně počet pracovníků.

Z tohoto příkladu je patrné, že většina vykonávaných činností je v kategorii „operace", to znamená, že tvoří hodnotu procesu. Na druhém místě máme transport.

Pozn. K jednotlivým řádkům je možné si rovnou zapisovat vaše postřehy na zlepšení.

K tomu, aby byl popis aktuálního stavu co nejvíce vypovídající je vhodné tuto procesní analýzu doplnit „Špagetovým diagramem", který slouží k záznamu pohybu pracovníka během procesu a lze jej udělat prostým náčrtem.

Pozn. Je dobré si v tomto diagramu znázornit očíslované body z procesního diagramu pro lepší přehlednost. 

Z tohoto diagramu je patrné, že:

• 1)spousta pohybů kolem automobilu probíhá opakovaně
• 2)přenos pneumatik probíhal opakovaně po 1 ks
• 3)umístění vyvážečky a igelitů je daleko od zvedáku
• 4)počítač je umístěn na nejvzdálenějším bodě od vjezdu do dílny, kam se musí pracovník následně dostat

Jaké tedy udělat zlepšení:

• 1)Pořídit pojízdný stojan na pneumatiky, aby bylo možné je transportovat všechny najednou
• 2)Změnit pozici PC, vyvážečky, balicí stanice s igelitem
• 3)Změnit pracovní postup tak, aby demontáž a montáž kola s poklicí probíhala v jednom kroku

Například:

• 1)Vyjmu sadu kol z vozu, umístím ji na pojízdný stojan, který je určen pro dvě sady
• 2)Zajedu k vyvážečce, udělám svou práci a s těmito pneumatikami přijedu ke zvedáku
• 3)Demontuji poklici a kolo, následně nasadím nové kolo a vrátím poklici
• 4)Pokračuji k dalšímu kolu
• 5)Místo pro balení pneumatik udělám také pojízdné, dostanu ho co nejblíže kufru auta a následně odeberu pneumatiku z transportního stojanu, zabalím a vložím do kufru auta

S takovými změnami budu schopen ušetřit zhruba 25% spotřebovaného času.

Pozn. Úroveň detailu procesní analýzy a špagetového diagramu záleží na vás. Čím větší úroveň detailu zvolíte, tím lépe můžete nasimulovat budoucí stav po provedených změnách. V tomto ilustračním případě pracuji pouze s odhadem.

Tyto typy analýz využijete nejen ve výrobním prostředí, můžete je aplikovat třeba na nevýrobní procesy, jako je například zpracování objednávky (Tzn. tok informací), nebo na služby, čímž může být třeba pohyb číšníka po restauraci, za barem a v neposlední řadě uspořádání skladových prostor.

Výsledkem je nejen úspora času, ale i menší vynaložená energie zaměstnanců, která vede ke stejnému cíli. A to se vyplatí!